Spørgsmål og svar: Må standstill-perioden ligge henover min ferie?

Det er generelt ikke en god idé at afholde standstill-perioden henover din ferie. Du eller din kollega skal som ansvarlige for udbuddet være forberedte på at håndtere henvendelser i standstill-perioden. Det gælder selv, hvis du ligger standstill-perioden henover din ferie.

Reglerne om standstill-periode

Reglerne for standstill findes i lov om Klagenævnet for Udbud og Fristforordningen. Reglerne regulerer såvel længden af standstill-perioden, hvordan du beregner længden af standstill-perioden, samt at standstill-perioden ikke må udløbe i weekenden eller på en helligdag, men reglerne regulerer ikke yderligere i forhold til, hvornår standstill-perioden må ligge på året. Det står derfor som udgangspunkt dig som ordregiver frit for at bestemme, hvornår på året du ønsker at afholde standstill-perioden, herunder også i ferier, eller når ordregiver holder tvunget lukket for eksempel mellem jul og nytår.

Rådgivningsenhedens anbefaling

Det er Rådgivningsenhedens klare anbefaling, at du bør undgå at standstill-perioden ligger i en ferie, eller mens tilbudsgiverne holder lukket. Det sender et dårligt signal til leverandørmarkedet, at du antager, at leverandøren ikke er ferieramt i perioden. Det kan blive nødvendigt for dig eller dine kollegaer at svare på henvendelser fra tilbudsgiverne, heriblandt sende uddybende begrundelser, besvare aktindsigtsanmodninger eller håndtere eventuelle klagesager, som ikke blot kan vente, til du er tilbage fra ferie. Vær opmærksom på, at Klagenævnt for Udbud heller ikke nødvendigvis holder ferie samme tid som dig, og der kan derfor i visse tilfælde også være behov for at håndtere en konkret klage i din ferie.
Derudover skal du være opmærksom på, at varigheden af standstill på 10 dage er en minimumsfrist, hvorfor du også kan vælge at fastsætte en længere frist, hvis fristen eksempelvis løber henover en ferie eller helligdage, så der fortsat er tid til dialog i perioden.

Mere end én person tilkoblet udbuddet

Ser du dig alligevel nødsaget til at ligge en standstill-periode i en ferie for eksempel på grund af tidsplaner du skal overholde, udløb af eksisterende aftaler eller forsinkelser i projektet, anbefaler Rådgivningsenheden, at du sikrer at en anden kollega er tilkoblet udbuddet i perioden og er klar til at håndtere henvendelser fra tilbudsgivere i form af for eksempel aktindsigtsanmodninger eller tage en dialog om afslag med forbigåede tilbudsgivere. Det er vigtigt, at din kollega også er tilkoblet udbuddet i jeres udbudssystem, da vedkommende ellers ikke kan tilgå materiale og spørgsmål, som I modtager der.
Det generelt altid en god idé at have koblet mere end én person på et udbud i systemet under hele processen - uanset om du skal på ferie - i de tilfælde hvor du som den primære medarbejder bliver syg og ikke kan varetage udbuddet.

Udvidelse af standstill-perioden

Modtager du henvendelser, som du ikke kan nå at håndtere i standstill-perioden uagtet jeres bedste forsøg, kan du overveje at forlænge standstill-perioden. Det vil sende et signal til leverandørerne om, at du tager deres tid og henvendelser seriøst. Det giver også dig som ordregiver mulighed for at afværge en potentiel klagesag ved Klagenævnet for Udbud ved ikke at tvinge tilbudsgiver til at indgive en klage, som får automatisk opsættende virkning, inden du har været i dialog med tilbudsgiver.

Læs mere om forlængelse af standstill-perioden i vores spørgsmål/svar om forlængelse af standstill.